1. نام دقيق و كامل نوع و مدل خودرو.
 2. نام دقيق و كامل موتور نصب شده بر روي خودرو و نوع سوخت مصرفي.
 3. مشخصات فني موتور شامل حجم جابجايي موتور (Engine Displacement)، حداکثر توان (Rated Power) و دور موتور متناظر با آن.
 4. گزارش آزمون مصرف سوخت بر اساس استاندارد EEC/1268/80 كه در آن مقادير مصرف سوخت در سه چرخه شهري(Urban)، برون شهري(Extra Urban) و تركيبي(Combined) بر حسب ليتر در 100 كيلومتر اندازه‌گيري و گزارش شده است. گزارشات مي‌بايست توسط مرکز آزمون معتبر يا شرکت سازنده مادر تاييد شده باشند.
 5. تطابق مدارك (كاتالوگ و تستهاي آزمايشگاهي) پيوست شده با موارد درخواستي.
 6. تاييد مدارك ارسالي توسط شركت نمايندگي داخلي.
 7. اصل كاتالوگ هر مدل خودرو كه شامل اطلاعات موارد 1 تا 3 باشد.  

- نام مدل خودرو و موتور درج شده در برگه نتايج تست عملکرد موتور بايد با نام مدل خودرو و موتور درج شده در کاتالوگ خودرو و متن نامه مطابقت داشته باشد..
- تمامي صفحات كاتالوگ مي‌بايست توسط نماينده داخلي و گزارش مصرف سوخت آزمايشگاهي توسط نماينده داخلي و مركز آزمون (يا شركت مادر خارجي) مهر و امضا (تاييد) گردد.
- تمامي مدارك فوق مي بايست طي يك نامه رسمي كه در آن شركت نمايندگي داخلي مسئوليت صحت تمامي مدارك را برعهده گرفته باشد به شركت بهينه سازي مصرف سوخت ارسال شوند. در متن نامه، كليه خودروهاي درخواستي بايد در يك جدول كه شامل نام دقيق و كامل مدل خودرو ، مدل موتور و مشخصات فني موتور مي باشد، معرفي شوند.
- جهت بررسي مدارك مصرف سوخت خودروهاي وارداتي، ارسال نامه استعلام دفتر ماشين سازي و نيرو محركه وزارت صنايع و معادن به اين شركت، در خصوص مدل هاي درخواستي نمايندگي هاي وارد كننده الزامي مي باشد. مهلت ارسال مدارك حداكثر يك هفته پس از صدور نامه استعلام خواهد بود.
- مدارك تا قبل از دريافت نامه استعلام دفتر ماشين سازي و نيرو محركه وزارت صنايع و معادن بررسي نخواهند شد و مهلت ارسال نامه استعلام، تا دوهفته پس از ارسال مدارك خواهد بود.